診療予約システムの導入スケジュールはこうやって決める



診療予約システムをお探しですか?
それでは、早速はじめましょう!

今回は、診療予約システムを導入を決めた際に、どのようなスケジュールで患者さんへの告知等を行っていくかについてまとめました。また、すでに利用中のシステムからの乗り換え時の段取りについても補足しましたのでご活用ください。なお、今回は大きく3つのパターンで分類をしています。これは、現在の運用が受付順番制か時間帯予約制(予約優先制等を含む)か、現在システムを利用しているか否かによる分類となります。それでは早速みてみましょう。

1. 受付順番制で新しく順番待ちのシステムを導入
現在、受付順番制を採用していて、順番待ちの診療予約システムを導入する場合は、とてもシンプルです。決めるべきポイントは下記になります。

(1)いつから順番待ちシステムでネット予約を受け付けるか
(2)患者さんにいつから告知するか

上記を決定する前に、まずは、ネット予約を公開せずに院内で運用してみることも可能です。操作に慣れた段階で、上記を決めて告知開始するだけです。

2.受付順番制から時間帯予約制に運用変更し、診療予約システムを導入
現在、受付順番制を採用していて、時間帯予約制への運用変更とともに診療予約システムを利用する場合の決めるべきポイントは下記になります。

(1)いつの予約から時間予約が可能になるのか
(2)その予約をいつから受付開始するか
(3)患者さんにいつから告知を開始するか


診療予約システム導入スケジュール

例えば、上記の図のように、翌月分の予約から時間予約を可能にし、その予約は今月の15日から受付開始、そして上記の仕組みに変わることを今月はじめから患者さんに告知開始する。というように決めればよいということになります。

ちなみに、(2)を決める際に考慮するべき点は、定期的な受診がある場合の一般的な来院サイクルです。例えば、2週間処方の場合は、(1)の日から2週間前に設定するとちょうどよいタイミングということになります。なお、定期的な受診の少ないクリニックの場合は、あまり深く考えず分かりやすい日にちを設定すればOKです。

また、(2)と(3)の日程はずらしても、同じ日でも問題ありませんが、ずらした場合は「〇月分からネット予約できるのは分かったが、まだ予約は取れない」という状況が発生します。一方で、告知期間は長いほうが患者さんに浸透しやすのは確かなので、予約受付開始前に告知していくことにもメリットがあります。告知期間を長くとる場合は、どちらかというと「予約システムの告知」よりも「受付順番制から時間帯予約制に変更することの告知」の期間を多めにとるという意味合いが強くなりますので、クリニックの状況に合わせて検討していただければOKです。

また、多くの場合は(2)でネット予約受付開始と同時に、窓口でも予約を取り始めますが、こちらも先行してはじめても何の問題もありませんので、合わせてご検討ください。

3. すでに予約制を採用していて、新しく診療予約システムを導入
※他のシステムからの移行も含む

すでに予約制を採用している場合は、前述の2.のポイントに加えて下記の2点を押さえておく必要があります。

(1)並行運用期間について
・N月分の予約は旧運用(旧システム)
・N+1月分の予約は新運用(新システム)
(2)旧システムで、すでにN+1月以降に入っている予約の移行

(1)については、患者さまには単純に「N月分は旧システム、N+1月以降は新システムで取ってください」と告知します。一方で、スタッフ側が窓口予約/電話予約を受け付ける際は、まず患者さまがいつの予約を希望しているかを確認し、対応するシステムで空きを確認する必要があります。また、当然のことですが、旧システムではN+1月以降の予約が取れない設定に、新システムではN月以前の予約が取れない設定にしておくことが必要となります。

(2)については、旧システムで数か月後の予約などを取られているケースで発生する作業です。N+1ヶ月以降の予約はすべて新システムで行いますので、2-(2)の受付開始日より前に、予約を移行してください。また、当然ですが、この作業以降はN+1月以降の予約は新システムに入れるようにしてください。

以上、予約システムを導入する際のスケジュール決定について、特に患者さまとのコミュニケーションの観点からまとめました。「診療予約2018」には60日無料お試し期間がありますので、この期間を有効活用していただきながら、導入スケジュールを決定してればと思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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