「診療予約システム（時間帯予約版）」カテゴリーアーカイブ

予約制で利用する診療予約システム

予約と問診が一体化していると何が変わるのか

診療予約システムをお探しですか？ それでは、早速はじめましょう！

今回は、診療予約システムと問診システムが「一体化している」と何が変わるのかについて書いてみたいと思います。

当社では2024年11月に、「診療予約2025」と一体化したWeb問診システム「診療予約2025 問診システム」の提供を開始しました。それ以来、先生方から「問診システムは予約システムとは別でも問題ないですよね？」というご質問をいただくことがあります。

確かに、予約と問診は別々の仕組みでも運用はできます。以前のエントリー「診療予約システムと問診システムとの連携について」でご紹介したように、他社のWeb問診システムと連携してお使いいただくことも可能です。しかし、実際の受付の流れの中で見てみると、予約と問診が一体化していて初めてできることがいくつかあります。今回は、そのポイントを3つにまとめてみました。

1．診療メニューごとに問診票を出し分けられる

患者さんは予約をする時点で、「一般診察」「予防接種」「健診」「初診」などの診療メニューを選んでいます。一体化した問診システムでは、この選んだ診療メニューに合わせて、表示する問診票を変えることができます。

例えば、予防接種を予約した患者さんには接種前の体調を確認する問診票を、一般診察の初診の患者さんには症状や既往歴を伺う問診票を、というように使い分けるイメージです。

問診システムが別々の場合、患者さんは問診のサイトに移ってから、もう一度「どの問診票を書けばいいのか」を自分で選ぶことになります。「どの診療メニューをネット予約できるようにしたらいい？」でも書いたとおり、患者さんは診療内容を自分で正しく選べるとは限りません。予約のときに一度選んでもらった情報をそのまま使えるのは、一体化しているからこその利点です。

2．問診を入れるまで、フォローが続く

予約のついでに問診を入力していただくのが理想ですが、実際には「後でやろう」と思ったまま来院日を迎えてしまう患者さんも少なくありません。

そこで「診療予約2025 問診システム」には、問診が未入力の予約に対して自動でフォローメールを送る機能があります。予約日が近づいたタイミングで問診入力のご案内が届くので、入力漏れを減らすことができます。

また、予約時に入力済みの患者さんも、前日のメールから問診を加筆修正することができます（修正を許可しない設定も可能です）。予約したときから症状が変わることはよくありますので、来院前日の最新の状態をクリニックに伝えられるのは、患者さんにも先生にもメリットがあります。

これは、「予約日」を知っている予約システムと問診が一体になっているからできる仕組みです。「予約キャンセルと予約日リマインダーメール」で書いたように、メールは送るタイミングが大事ですが、一体化していれば予約日を基準に自然に設定することができます。

3．予約も問診も、1つの画面で確認できる

問診が入力されると、クリニック側の予約画面に「Q」マークが表示されます。さらに、あらかじめ「要チェック」として登録しておいた選択肢を患者さんが選んだ場合は、「！」マークで知らせてくれます。

予約システムと問診システムが別々の場合、受付スタッフは予約の管理画面と問診の管理画面という2つの画面を行き来することになります。受付スタッフが患者さんを受付するとき、最初に見るのは予約システムです。一体型であれば予約画面にそのまま問診の状況が出ているので、「Web問診はお済みですか？」とお声がけしたり、別の画面で問診システムを開いて患者さんを探したりする必要はありません。問診票はワンクリックで開けますし、印刷したり、コピーボタンで電子カルテに貼り付けたりすることもできます。

また「！」マークは、例えば「発熱がある」「薬のアレルギーがある」といった回答に、事前に気づくための仕組みです。問診票を1件ずつ開かなくても、気をつけるべき患者さんを予約画面だけで把握できます。来院前にわかっていれば、診察の順番や院内の動線を工夫したり、看護師さんに準備を指示したりすることができます。

まとめ

以上、予約と問診が一体化していると何が変わるのかについて、3つのポイントでまとめてみました。

患者さんにとっては「予約の流れのまま問診まで済ませられ、入力を忘れてもフォローしてもらえる」、受付スタッフにとっては「予約も問診も1つの画面で確認でき、気になる回答も事前に把握できる」、そして先生にとっては「診療メニューに合った問診内容を確認して診察に臨める」。Web問診のシステム自体は他にもありますが、予約で選んだ診療メニューや予約日といった情報を問診に活かせるのは、予約と問診が一体化しているからこそです。

「診療予約2025 問診システム」は、質問フォームを作るだけのシンプルな設定で始められます。すでに「診療予約2025」をご利用のクリニックはもちろん、これから予約システムと問診システムの両方を検討される先生も、ぜひお気軽にご相談ください。

それではまた、次回のエントリーで。 ツイート、いいね！していただけると嬉しいです！

>> 予約と一体化したWeb問診「診療予約2025 問診システム」

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キーワード：　Web問診,WEB問診システム,問診票,事前問診,オンライン問診,予約システム,診療予約システム,一体型,問診票の出し分け,フォローメール,要チェック,受付業務,効率化,クリニック,病院,問診入力,電子カルテ

診療予約システムと問診システムとの連携について

診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！

今回は、診療予約システムと問診システムとの連携についてまとめてみたいと思います。

診療予約システムとWeb問診システムは、患者様の受診行動における予約→問診→来院の流れの中で密接な関係があることから、特に連携の効果が期待できる分野となります。「診療予約2022」も主要なWeb問診システムとの連携を行っており、多くのクリニックで連携をご活用いただいております。予約システムと問診システムとの連携は、患者側・クリニック側の両方が対象となり、それぞれに下記のようなメリットがあります。

■ 患者側の連携について

１．予約からシームレスに問診に誘導
患者様が「診療予約2022」で予約を取得すると、予約完了画面に「問診を入力」というボタンが表示され、Web問診システムへ誘導します。

２．患者情報の重複入力がなくなる
また、患者様が「診療予約2022」で予約を取得する際に登録した患者情報（お名前、生年月日、カルテ番号など）が、問診入力時に自動的に引き継がれることで、Web問診システム側での入力作業が無くなり、二度手間を省くことができます。

3.　問診を入れるまでフォローが続く
さらに、予約完了時にWeb問診を入力しなかった場合も、患者様の予約システムの予約一覧に「問診を入力」ボタンが表示され続けるため、問診入力率の向上が期待できます。例えば、予約時には問診を入力しなかった場合も、予約日前に日時の確認で予約システムの予約を患者が確認した際に、「問診を入力」ボタンがあることで、入力される可能性が高まります。また、「問診を入力」ボタンは、Web問診の入力が完了すると、グレーアウトして問診登録済みであることをおしえてくれます。

■ 医療機関側の連携について

「診療予約2022」の予約管理画面にて問診入力済みの予約には、Qマークが表示されます。（Questionnaire）

１．来院時に問診票の記入が必要か一目でわかる
これにより、来院された患者様が院内で問診票記入の必要性があるか否かが、一目で確認できるようになります。受付スタッフが来院された患者さまの受付をする際にまず最初に確認するのは予約システムです。その際に、問診入力の有無が分かるので、「WEB問診はお済みですか？」というようなお声がけや、問診システムを確認して入力の有無を確認する必要がなくなります。

２．予約システムから問診システムを直接開ける
また、このQマークをクリックすることで、ご利用されているWeb問診システムの問診票画面が直接表示されます。

以上のように、診療予約システムとWEB問診システムが連携することで、患者・クリニック双方に様々なメリットがあります。「診療予約2022」は、下記のWEB問診システムと連携していますので、ご利用の場合はシステム連携をご検討いただければと思います。

また、まだWEB問診システムをご利用でない場合も、それぞれの問診システムの特長などをご案内させていただき、ご担当窓口をご紹介いたしますので、お気軽にご相談ください。

■　WEB問診との連携に関する動画

・ユビーAI問診 　　（Ubie株式会社）

・メルプWEB問診　（株式会社flixy）

・Symview　［シムビュー］　　　　 （株式会社レイヤード）

それではまた、次回のエントリーで。
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>> Web問診と一体で使える！診療予約システム「診療予約2025」

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キーワード：　WEB問診システム,メルプ,Melp,シムビュー,SymView,ユビー,Ubie

コロナ対策で診療予約システムを活用する方法

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今回は、新型コロナの対応に、予約システムを活用する方法をご案内させていただきます。

新型コロナの感染拡大をうけ、当社の予約システムをご利用のクリニックの皆様から、様々な問合せをいただくようになりました。その多くは、患者様やスタッフの院内感染リスク低減のための時短・診療体制変更についてや、発熱患者の予約制限などについて、予約システムでうまく管理できないかというものです。また、予約システムは未導入であるクリニックの皆様からも、来院タイミングの分散等の観点からのお問合せが増えてきています。今回の新型コロナ対策として予約システムを活用する方法についてまとめましたので、クリニック運営の参考までにご確認ください。

１．予約制の導入による「来院タイミングの分散」

一般的な受付順番制から、予約制に運用変更することで、来院タイミングを分散させ、待合室の混雑を最小限に止めます。特に「時間帯予約制」という運用方法をとることで、各予約時間には、先生が診察できる人数の患者様しか来院されなくなるような体制を構築できます。3密を避け、患者様やスタッフの院内感染リスクを低減することが可能です。

>> 知っている医師は始めている、時間帯予約制で待ち時間を減らす方法

２．定期受診と風邪・発熱症状を時間帯で分ける

風邪症状のある患者さまは、特定に時間に予約していただくことで、症状のない患者様との時間的隔離を行うことができます。1の予約制での来院タイミングの分散に合わせて導入することとで、よりリスクの高い状況を回避することができます。例えば、発熱ありの患者様は、午前の最後の30分、午後の最初の30分に予約来院していただくなどの方法が考えられます。予約システムでは、予約取得時に「診察（発熱・咳・味覚異常あり）」を選んだら、発熱外来の時間にしか予約が取れなくするという設定が可能です。

３．発熱等の症状のある患者を予約時に特定

2.でご説明したとおり、診療予約システムを活用することで、患者さまがネット予約する際に、発熱症状等があるかどうかを予め特定することができるようになります。2.のように発熱外来の専用時間を設けない場合でも、来院前に新型コロナや他の感染症の疑いがある患者さまが特定できますので、たとえば予約来院時に優先的に診察に入っていただくことで、院内滞在時間を短くし、院内感染リスクを低減することがより簡単に行えるようになります。

それではまた、次回のエントリーで。
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時間帯予約制の運用を成功させるための3つのポイント

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今回は、時間帯予約制の運用を成功させるための3つのポイントについてまとめてみたいと思います。

受付順番制や予約優先制のクリニックで患者数が増え、待ち時間が異常に長くなった場合に、当社では「時間帯予約制」という運用を推奨しています。このブログの中でも何度もご紹介しているので、時間帯予約制の詳細はそちらに譲りますが、時間帯予約制は来院タイミングを分散させる効果が最も高く、受付順番制でネット予約を導入したり、予約優先制で一部を予約にするだけでは得られないメリットのある運用方法になります。

この時間帯予約制を成功させるためには、守らなければならないルールがいくつかあるのですが、今回は特に重要な3つのポイントをお伝えしたいと思います。

1.　ブロック禁止
時間帯予約制に運用変更する際に、最も陥りがちなのがこのブロック禁止のルール違反です。ここで言うブロックとは、予約が入りすぎないように予約枠をブロックしようとする行為を指します。例えば下記のようなブロックしたくなる状況があるのですが、ブロックしてはいけません。

「朝や夕方は混雑するから、予約が入りすぎないようにブロックしよう」
「診察が遅れがちなので、予約をブロックしよう」
「予約なしの患者さんを待たせるのは悪いから、各時間に予約できる数を減らそう」

一見、もっともな話にも思えますが、実はこれらは根本的に間違った考え方になります。なぜならば、時間帯予約制を導入するのは、来院タイミングを分散することが目的であって、予約をブロックすることはその目的に逆行する行為だからです。

実は上記ような場合には、それぞれ適切な対処法があります。安易に予約をブロックせず、別の方法で解決することで時間帯予約制のメリットを得ることが可能になりますのでご安心ください。

2.　2列管理禁止
ここでいう2列管理というのは、いわゆる予約優先制の運用方法を意味しています。このルールを破り、時間帯予約制を運用しているように見えて、実際は予約優先制の運用をしてしまうと、時間帯予約制のメリットを享受できなくなるというこです。

まずはじめに、「予約優先制は2列管理」とはどういう意味でしょうか？それは予約優先制では「予約ありの患者」と「予約なしの患者」を区別し、それぞれ別に管理していることを指しています。すなわち、予約ありの患者は予約時間に来院してもらい優先して診ますが、予約なしの患者は受付順で予約の合間に診るというのが予約優先制の運用ということになります。

そして、このように2列管理してしまうと、順番待ちしている患者さんは「本当の順番」がわからなくなってしまいます。なぜならば、本当の順番は状況によって変わってしまうからです。これらの問題については下記のスライドショーに詳しく書いてありますのでぜひご確認ください。

■　予約優先制の2列管理の問題はこちらのスライドでチェック！
※Google Chromeで動かない場合は、こちらをご覧ください。

時間帯予約制は、2列管理ではなく1列管理を行う運用なのですが、このポイントをしっかり意識していないと運用しているうちに2列管理の運用になってしまうことがあります。こうなると、時間帯予約制のメリットを活かせなくなってしまい、十分な効果が得られなくなってしまうのです。

補足になりますが、時間帯予約制は一見すると予約優先制に似ているので勘違いされている方も多いのです。しかし、時間帯予約制はもともと予約優先制では解決できない問題を解決するために考案した方法ですので、実はまったく違うものになります。両者を同じようなものだと混同して、予約優先制の2列管理に寄っていくような方法を取り入れてしまうと、時間帯予約制の本来の効果を得られないということになってしまうのです。

3. 　ねじ込み禁止
時間帯予約制をうまくいかせるには、先生がどのぐらいのスピードで診察をしているかを把握し、最適な予約枠を作成しなくてはなりません。そして、先生の診察ペースに合った予約枠の設定ができたにも関わらず、その枠を超えるような予約や直接来院の受付をしてしまうと、当然オーバーフローすることになり、うまくいきません。これが「ねじ込み禁止」です。

例えば、

「直接来院の患者さんをあまり待たせるのは悪いから、間にねじ込んで受付してしまおう」

上記のように良かれと思って行ってしまうのですが、全体の遅れの原因になりますので、時間帯予約の運用においてはやってはいけないということになります。当然といえば当然なのですが、スタッフの方も悪気はなく、ちょっとぐらいなら大丈夫かなと思ってやってしまうことがありますので注意しなくてはなりません。

今回は、時間帯予約制をうまくいかせるための3つのポイントをまとめてみました。これらのポイントを押さえておけば、時間帯予約制への移行はスムーズに行えますので、参考にしてみてください。上記の3点をもっと詳しくご案内したツールもご用意していますので、導入の際はぜひご活用ください。

それではまた、次回のエントリーで。
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キーワード：時間帯予約制、完全予約制、予約優先制、ルール、ノウハウ、ポイント、動物病院、クリニック

診療予約システムの導入スケジュールはこうやって決める

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今回は、診療予約システムを導入を決めた際に、どのようなスケジュールで患者さんへの告知等を行っていくかについてまとめました。また、すでに利用中のシステムからの乗り換え時の段取りについても補足しましたのでご活用ください。なお、今回は大きく3つのパターンで分類をしています。これは、現在の運用が受付順番制か時間帯予約制（予約優先制等を含む）か、現在システムを利用しているか否かによる分類となります。それでは早速みてみましょう。

1.　受付順番制で新しく順番待ちのシステムを導入
現在、受付順番制を採用していて、順番待ちの診療予約システムを導入する場合は、とてもシンプルです。決めるべきポイントは下記になります。

（１）いつから順番待ちシステムでネット予約を受け付けるか
（２）患者さんにいつから告知するか

上記を決定する前に、まずは、ネット予約を公開せずに院内で運用してみることも可能です。操作に慣れた段階で、上記を決めて告知開始するだけです。

2．受付順番制から時間帯予約制に運用変更し、診療予約システムを導入
現在、受付順番制を採用していて、時間帯予約制への運用変更とともに診療予約システムを利用する場合の決めるべきポイントは下記になります。

（１）いつの予約から時間予約が可能になるのか
（２）その予約をいつから受付開始するか
（３）患者さんにいつから告知を開始するか

診療予約システム導入スケジュール

例えば、上記の図のように、翌月分の予約から時間予約を可能にし、その予約は今月の15日から受付開始、そして上記の仕組みに変わることを今月はじめから患者さんに告知開始する。というように決めればよいということになります。

ちなみに、（２）を決める際に考慮するべき点は、定期的な受診がある場合の一般的な来院サイクルです。例えば、2週間処方の場合は、（１）の日から2週間前に設定するとちょうどよいタイミングということになります。なお、定期的な受診の少ないクリニックの場合は、あまり深く考えず分かりやすい日にちを設定すればOKです。

また、（２）と（３）の日程はずらしても、同じ日でも問題ありませんが、ずらした場合は「〇月分からネット予約できるのは分かったが、まだ予約は取れない」という状況が発生します。一方で、告知期間は長いほうが患者さんに浸透しやすのは確かなので、予約受付開始前に告知していくことにもメリットがあります。告知期間を長くとる場合は、どちらかというと「予約システムの告知」よりも「受付順番制から時間帯予約制に変更することの告知」の期間を多めにとるという意味合いが強くなりますので、クリニックの状況に合わせて検討していただければOKです。

また、多くの場合は（２）でネット予約受付開始と同時に、窓口でも予約を取り始めますが、こちらも先行してはじめても何の問題もありませんので、合わせてご検討ください。

3.　すでに予約制を採用していて、新しく診療予約システムを導入
※他のシステムからの移行も含む

すでに予約制を採用している場合は、前述の２．のポイントに加えて下記の2点を押さえておく必要があります。

（１）並行運用期間について
・N月分の予約は旧運用（旧システム）
・N+１月分の予約は新運用（新システム）
（２）旧システムで、すでにN+1月以降に入っている予約の移行

（１）については、患者さまには単純に「N月分は旧システム、N+1月以降は新システムで取ってください」と告知します。一方で、スタッフ側が窓口予約/電話予約を受け付ける際は、まず患者さまがいつの予約を希望しているかを確認し、対応するシステムで空きを確認する必要があります。また、当然のことですが、旧システムではN+1月以降の予約が取れない設定に、新システムではN月以前の予約が取れない設定にしておくことが必要となります。

（２）については、旧システムで数か月後の予約などを取られているケースで発生する作業です。N+1ヶ月以降の予約はすべて新システムで行いますので、２-（２）の受付開始日より前に、予約を移行してください。また、当然ですが、この作業以降はN+1月以降の予約は新システムに入れるようにしてください。

以上、予約システムを導入する際のスケジュール決定について、特に患者さまとのコミュニケーションの観点からまとめました。「診療予約2018」には60日無料お試し期間がありますので、この期間を有効活用していただきながら、導入スケジュールを決定してればと思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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