実は上記ような場合には、それぞれ適切な対処法があります。安易に予約をブロックせず、別の方法で解決することで時間帯予約制のメリットを得ることが可能になりますのでご安心ください。
2. 2列管理禁止
ここでいう2列管理というのは、いわゆる予約優先制の運用方法を意味しています。このルールを破り、時間帯予約制を運用しているように見えて、実際は予約優先制の運用をしてしまうと、時間帯予約制のメリットを享受できなくなるというこです。
まずはじめに、「予約優先制は2列管理」とはどういう意味でしょうか？それは予約優先制では「予約ありの患者」と「予約なしの患者」を区別し、それぞれ別に管理していることを指しています。すなわち、予約ありの患者は予約時間に来院してもらい優先して診ますが、予約なしの患者は受付順で予約の合間に診るというのが予約優先制の運用ということになります。
そして、このように2列管理してしまうと、順番待ちしている患者さんは「本当の順番」がわからなくなってしまいます。なぜならば、本当の順番は状況によって変わってしまうからです。これらの問題については下記のスライドショーに詳しく書いてありますのでぜひご確認ください。
■ 予約優先制の2列管理の問題はこちらのスライドでチェック！
※Google Chromeで動かない場合は、こちらをご覧ください。
時間帯予約制は、2列管理ではなく1列管理を行う運用なのですが、このポイントをしっかり意識していないと運用しているうちに2列管理の運用になってしまうことがあります。こうなると、時間帯予約制のメリットを活かせなくなってしまい、十分な効果が得られなくなってしまうのです。
補足になりますが、時間帯予約制は一見すると予約優先制に似ているので勘違いされている方も多いのです。しかし、時間帯予約制はもともと予約優先制では解決できない問題を解決するために考案した方法ですので、実はまったく違うものになります。両者を同じようなものだと混同して、予約優先制の2列管理に寄っていくような方法を取り入れてしまうと、時間帯予約制の本来の効果を得られないということになってしまうのです。
3. ねじ込み禁止
時間帯予約制をうまくいかせるには、先生がどのぐらいのスピードで診察をしているかを把握し、最適な予約枠を作成しなくてはなりません。そして、先生の診察ペースに合った予約枠の設定ができたにも関わらず、その枠を超えるような予約や直接来院の受付をしてしまうと、当然オーバーフローすることになり、うまくいきません。これが「ねじ込み禁止」です。
例えば、
「直接来院の患者さんをあまり待たせるのは悪いから、間にねじ込んで受付してしまおう」
上記のように良かれと思って行ってしまうのですが、全体の遅れの原因になりますので、時間帯予約の運用においてはやってはいけないということになります。当然といえば当然なのですが、スタッフの方も悪気はなく、ちょっとぐらいなら大丈夫かなと思ってやってしまうことがありますので注意しなくてはなりません。
今回は、時間帯予約制をうまくいかせるための3つのポイントをまとめてみました。これらのポイントを押さえておけば、時間帯予約制への移行はスムーズに行えますので、参考にしてみてください。上記の3点をもっと詳しくご案内したツールもご用意していますので、導入の際はぜひご活用ください。