診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！
今回は予約優先制のクリニックで待ち時間が長くなる理由について、その仕組みを解説します。
予約優先制というのは、前日までは予約を受付け、当日予約のない患者さんは受付順に診察していく運用のことです。この運用をしているクリニックで待ち時間が異常に長くなってしまい、クレームが頻発してしまうことがあります。もちろん予約優先制に限らず、待ち時間の問題は発生しますが、予約優先制の場合にはクレームに繋がるような大きな問題が起こりがちです。ではなぜ予約優先制の運用では、このような大きな問題が発生するのでしょうか？
予約優先制の運用は下記の手順になっているはずです。
1. 前日までは予約を受付け（電話や次回予約など）
2. 当日、予約者はできるだけ予約時刻に診察開始する
3. 当日、直接来院される患者は受付順番制で診察していく
要するに当日は、予約と予約の合間の時間に、直接来院した患者さんを診ているというイメージになります。
この方法は、クリニックが混んでいない場合は何の問題もなく運用することができます。それは予約者と次の時間帯の予約者の間に十分時間があり、直接来院された患者さんもドンドン診てもらえる状態が続くからです。当日順番待ちの患者さんが増える速度よりも、診察するスピードが速い場合、順番待ちの患者の列は伸びないので、待ち時間が異常に長くなることはありません。予約優先制は、このようにスムーズに運用できているうちは何の問題もないのです。
ところが、少しの差でこの運用に狂いが生じてしまいます。そして一旦スムーズな運用が狂ってしまうと、次々に予約患者さんの診察時間が来てしまい、順番待ちしている患者さんをまったく診れなくなってしまうのです。こうなると、順番待ちの列は伸びる一方ですので、待ち時間が異常に長くなってしまいます。しかも、いつになったらこの状態が解消するかわからないので、患者さんには「あと〇分ぐらい」と言うこともできません。言えたとしても、ただの推測にすぎないため、「言われた時間と違う！」ということでさらにクレームを助長する可能性すらあります。
最悪なのは、この状態になってしまった時に順番待ちの患者さんがしびれを切らしているのを見て、予約患者の時間なのに順番待ちの患者さんを先に案内してしまったりすることです。これをしてしまうと、今度は予約者からの大クレームになってしまいます。これが予約優先制でのクレーム発生のメカニズムです。
では、スムーズだった運用がこのようにうまくいかなくなってしまうのはなぜでしょうか？その1つは「診察の遅れ」、もう1つは「患者さんの絶対数が増えてくる」、最後が「患者さんが偏って来院すること」です。
1. 診察の遅れ
通常1名あたり10分を見込んでいた場合でも、症状等によって20～30分かかってしまうことが稀にあります。この間に、順番待ちの列が伸びてしまいます。遅れた時間は基本的には取り返せないので、次々に予約時間がやってくることになります。こうして順番待ちの長い列は、延々と待たされることになります。
2. 患者さんの絶対数が増えてくる
患者さんの絶対数が増えると、この問題が起こりやすくなります。患者数が増えると、予約数も増えてきます。そうすると、予約者間の空き時間が短くなり、その間に診られる当日順番待ちの患者さんの数が減ります。来院数が多くなると処理が追いつかなくなり、患者さんの列が長くなってしまいます。
3. 患者さんが偏って来院する
「待ち時間の原因は患者さんの数よりも偏りにあり」というエントリーでも紹介したとおり、待ち時間を左右するのは患者さんの絶対数よりも来院タイミングの偏りです。たまたま同じ時間に直接来院された患者さんの数が多いと、一気に列が長くなります。この増加に診察のスピードが追い付かないと、予約者の順番がやってきてしまい、問題を発生させてしまうのです。
実際の現場では、以上の3つの状況が複合的に合わさって、異常に長い待ち時間が発生することになります。しかもこれらの3つは、クリニック側でコントロールできないものばかりです。そのため予約優先制という運用方法は、これらの問題が起こってしまうことに全く無力だと言えます。「今までうまくいっていたのになぜ？」という先生や受付スタッフも多いですが、今までは順番待ちの患者さんの数よりも、患者さんを診るスピードがたまたま速かっただけなのです。
こうなってしまったら、診療予約システムを導入するだけでは問題は解決しません。何故なら、同じ運用にシステムを乗せても対症療法でしかなく、根本的な問題を解決しない限りクレームは起こるからです。
この解決方法は、予約優先制という運用をやめ、「時間帯予約制」という運用に変えることです。次回はこの「時間帯予約制」の運用についてご説明したいと思います。
それではまた、次回のエントリーで。
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