診療予約システムをお探しですか？ それでは、早速はじめましょう！
今回は、診療予約システムと問診システムが「一体化している」と何が変わるのかについて書いてみたいと思います。
当社では2024年11月に、「診療予約2025」と一体化したWeb問診システム「診療予約2025 問診システム」の提供を開始しました。それ以来、先生方から「問診システムは予約システムとは別でも問題ないですよね？」というご質問をいただくことがあります。
確かに、予約と問診は別々の仕組みでも運用はできます。以前のエントリー「診療予約システムと問診システムとの連携について」でご紹介したように、他社のWeb問診システムと連携してお使いいただくことも可能です。しかし、実際の受付の流れの中で見てみると、予約と問診が一体化していて初めてできることがいくつかあります。今回は、そのポイントを3つにまとめてみました。
1．診療メニューごとに問診票を出し分けられる
患者さんは予約をする時点で、「一般診察」「予防接種」「健診」「初診」などの診療メニューを選んでいます。一体化した問診システムでは、この選んだ診療メニューに合わせて、表示する問診票を変えることができます。
例えば、予防接種を予約した患者さんには接種前の体調を確認する問診票を、一般診察の初診の患者さんには症状や既往歴を伺う問診票を、というように使い分けるイメージです。
問診システムが別々の場合、患者さんは問診のサイトに移ってから、もう一度「どの問診票を書けばいいのか」を自分で選ぶことになります。「どの診療メニューをネット予約できるようにしたらいい？」でも書いたとおり、患者さんは診療内容を自分で正しく選べるとは限りません。予約のときに一度選んでもらった情報をそのまま使えるのは、一体化しているからこその利点です。
2．問診を入れるまで、フォローが続く
予約のついでに問診を入力していただくのが理想ですが、実際には「後でやろう」と思ったまま来院日を迎えてしまう患者さんも少なくありません。
そこで「診療予約2025 問診システム」には、問診が未入力の予約に対して自動でフォローメールを送る機能があります。予約日が近づいたタイミングで問診入力のご案内が届くので、入力漏れを減らすことができます。
また、予約時に入力済みの患者さんも、前日のメールから問診を加筆修正することができます（修正を許可しない設定も可能です）。予約したときから症状が変わることはよくありますので、来院前日の最新の状態をクリニックに伝えられるのは、患者さんにも先生にもメリットがあります。
これは、「予約日」を知っている予約システムと問診が一体になっているからできる仕組みです。「予約キャンセルと予約日リマインダーメール」で書いたように、メールは送るタイミングが大事ですが、一体化していれば予約日を基準に自然に設定することができます。
3．予約も問診も、1つの画面で確認できる
問診が入力されると、クリニック側の予約画面に「Q」マークが表示されます。さらに、あらかじめ「要チェック」として登録しておいた選択肢を患者さんが選んだ場合は、「！」マークで知らせてくれます。
予約システムと問診システムが別々の場合、受付スタッフは予約の管理画面と問診の管理画面という2つの画面を行き来することになります。受付スタッフが患者さんを受付するとき、最初に見るのは予約システムです。一体型であれば予約画面にそのまま問診の状況が出ているので、「Web問診はお済みですか？」とお声がけしたり、別の画面で問診システムを開いて患者さんを探したりする必要はありません。問診票はワンクリックで開けますし、印刷したり、コピーボタンで電子カルテに貼り付けたりすることもできます。
また「！」マークは、例えば「発熱がある」「薬のアレルギーがある」といった回答に、事前に気づくための仕組みです。問診票を1件ずつ開かなくても、気をつけるべき患者さんを予約画面だけで把握できます。来院前にわかっていれば、診察の順番や院内の動線を工夫したり、看護師さんに準備を指示したりすることができます。
まとめ
以上、予約と問診が一体化していると何が変わるのかについて、3つのポイントでまとめてみました。
患者さんにとっては「予約の流れのまま問診まで済ませられ、入力を忘れてもフォローしてもらえる」、受付スタッフにとっては「予約も問診も1つの画面で確認でき、気になる回答も事前に把握できる」、そして先生にとっては「診療メニューに合った問診内容を確認して診察に臨める」。Web問診のシステム自体は他にもありますが、予約で選んだ診療メニューや予約日といった情報を問診に活かせるのは、予約と問診が一体化しているからこそです。
「診療予約2025 問診システム」は、質問フォームを作るだけのシンプルな設定で始められます。すでに「診療予約2025」をご利用のクリニックはもちろん、これから予約システムと問診システムの両方を検討される先生も、ぜひお気軽にご相談ください。
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>> 予約と一体化したWeb問診「診療予約2025 問診システム」
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