順番予約システムの様々な運用方法



診療予約システムをお探しですか?
それでは、早速はじめましょう!

今回は順番予約システムを利用した運用方法をご紹介したいと思います。まず一般的なパターンを見ていただき、その後、それぞれのクリニック独特の面白い運用方法についてご紹介したいと思います。


1. 一般的な順番予約の運用方法

ノーマルな運用では、受付方法は「直接来院」と「順番予約(予約システム)」の2つになります。患者さんは受付時間がはじまると、直接来院するかネットで順番予約することになります。

通常は、受付時間開始とともにネットから順番待ちも入っているため、直接来院する患者さんと順番予約の患者さんのどちらを優先するかという問題が発生します。

一般的には、直接来院していただいた患者さんを優先しますので、ネット順番待ちが入る前に直接来院の患者さんを予約システムで受付してあげなければなりません。そうしないと、ネット順番待ちの患者さんが殺到して、直接来院の方の順番が後ろになってしまうからです。

「診療予約2013」には、この運用を想定して「仮の受付」という機能があります。この機能を使えば、直接来院される患者さんのために、あらかじめ順番を押さえることができるのです。

例えば、朝いつも5名ぐらい並んでいる場合は、5つの仮の受付を入れておきます。こうすれば、ネットからの順番予約は6番目からになり、うまく直接来院する患者さんを優先することができるのです。

以上が一般的な順番予約の運用方法となります。

 

2. 順番予約を電話でも受け付ける運用

この運用では受付方法を「直接来院」「順番予約(予約システム)」「順番予約(電話)」の3つにします。一般的な運用との違いは、電話をかけて順番待ちの予約を入れることができるようにしている点です。順番予約の方法がネットと電話の2種類になることで、患者さんが使いやすい方を選べる仕組みです。患者さんにとっては選択肢が増えるので便利ですが、クリニックは電話受付をしなくてはならないので業務が増えます。この運用方法は特に関西エリアで見られるもので、業務が増えてもサービスを重視したいという地域性が出ているのではないかと思います。

 

3. 順番予約の受付時間をあえて早める運用

受付時間が開始すると同時に、順番予約も可能になる方法を取るのが一般的ですが、あえて順番予約を優先するような運用です。例えば9:00に受付開始のクリニックの場合、ネットからの順番予約は8:00になったら順番待ちのエントリーができるようにするのです。

ネットで順番予約をした患者さんは、エントリー時に表示される診察開始予定時刻に合わせて来院していただくということになります。当然1番目の患者さんの予定時刻は9:00~となります。直接来院の患者さんは9:00まで受付してもらえないので、後方に並ぶことになりますが、順番予約した患者さんがお見えにならない場合は、当然先に案内されます。

診療予約システムを導入したばかりで患者さんの利用促進をしたい場合などには、あえて順番予約を優先する仕組みを導入されるクリニックがあります。

 

4. ファストパスのように順番予約を活用する運用

これも、順番予約の患者さんをあえて優遇する方法です。順番予約をしたら、通常は診察開始予定時刻に来院してもらうべきですが、「受付時間内であればいつでも来院OK」としてしまいます。例えば、9:00に順番予約して1番目に並んでいても、すぐ来なくていいですよということです。そして、患者さんのタイミングでご来院したら順番どおり最優先しますというかたちになります。

これも、患者さんに予約システムをもっと利用してもらえるように考えられた運用で、ディズニーランドなどのファストパスと同じように、順番予約しておけば、いつでも最優先されるのに近い運用になります。かなり変わった運用ですが、発想が面白いので紹介させていただきました。

今回は、診療予約システムを活用した順番予約の様々な運用方法をご紹介してきました。どれにも共通するのが、「患者さんのために便利な仕組みを提供したい」という院長先生の思いが運用に反映されていることです。まだ診療予約システムをご利用でないクリニックの皆さまも、ぜひ参考にしてみてください。きっと患者さんに喜んでいただると思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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