診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！
今回は、予約電話の対応をする際に「使える」診療予約システムと「使えない」診療予約システムについてです。
クリニックのスタッフが予約電話を受ける時、必要事項となるお名前、診療内容、日時などを聞きながら予約を取ります。診療予約システムでもそれらを検索したり選択しながら予約取得の操作をしていくことになります。ちなみに予約に最低限必要な情報は「氏名」「診察内容」「日時」の3つです。他にあるとしたら、患者さんを特定するための「診察券番号」、万が一の折り返し先「TEL番号」などが考えられます。
では、患者さんはどのように予約の電話をしてくるでしょうか。
受付スタッフ 「はい、○○クリニックです。」
↓
・患者A 「明日なんですけど、予約取れますか？」
・患者B 「〇〇と申しますが、今日いちばん早く取れる予約って何時ですか？」
・患者C 「予防接種の予約っていつ取れますか？」
このように、患者さんの状況や要望、その時の話し方などによって、内容にはいろいろなバリエーションが考えられます。紙の予約表を使っている場合は、上記のような様々なパターンに対してメモなどを取りながら受付することになります。では診療予約システムを利用している場合はどうでしょうか？
診療予約システムには、
A. 特定の手順に従って情報を入力し予約を取るもの
B. 情報を順不同に入力しながら予約を取れるもの
の2種類があります。
お気づきのとおりAのシステムは柔軟性がなく、様々なパターンのある患者さんの予約電話に効率よく対応できません。例えば「診察券番号で氏名を検索」→「診療メニューを選択」→「日時を選択」の順序でしか予約操作ができないとしたら、
1. まず希望メニューの取れる時間帯の空きを確認
2. 名前を聞いて検索し、氏名を選択
3. メニューを選択
4. 時間を選択
ことになります。
この場合1で確認したら、その場で診療メニューや時間を指定することができれば何の問題もないはずですが、システムがそれを許してくれないのです。細かいように感じるかもしれませんが、1日に何十本という予約電話を受けるわけですので、些細なことでも受付スタッフが使いづらいと思うシステムはいただけません。
一方、Bの仕組みの柔軟な予約システムであれば、二度手間なしにどんな予約要望にもスムーズに応えられるようになります。
以上みてきたように、予約制のクリニックで診療予約システムをご検討の際は、一番よく使う機能である「予約操作」に柔軟性があるか確認してみてください。そして、多忙な受付スタッフがイライラしない柔軟性のあるシステムを選択してください。手前味噌ですが、「診療予約2013」の予約操作のしやすさは柔軟性があり抜群だと思います。予約操作が「使える」か「使えない」かは現場のスタッフにとって大変重要な要素なのです。
それではまた、次回のエントリーで。
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>> 診療予約システム「診療予約2013」は簡単操作でわかりやすい！
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