患者さんが喜ぶ診療予約システム | 診療予約システムを選ぶ前に

診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！

今回は、診療予約システムを導入する際のポイントの1つである、患者さん側が使う予約システムについて書いてみたいと思います。

診療予約システムには、クリニックのスタッフが予約や順番を管理するための予約管理画面と、患者さんが予約や順番待ちを行うための予約システムがあります。患者さんがこの予約システムに携帯やスマホ、パソコンからアクセスして診察予約や順番待ちを行うと、クリニック側の予約管理画面に予約内容が反映されることになります。

クリニックのスタッフが使う画面と違い、予約システムは1クリニックで数百～数千人の患者さんが利用します。そのため、予約サイトが分かりにくかったり利用しづらい場合の悪影響は、院内システム以上のものになります。そしてそのしわ寄せは受付スタッフの方への問合せや、時には苦情といったかたちで現れてきます。また、「患者さんが本当に知りたいこと」でも書いたように、使いづらい予約システムはいずれ患者さんが使ってくれなくなり、利用率の低下→電話予約の比率が増える→受付スタッフの負荷増加というかたちでも現れてきます。

このようにより多くの方が使うからこそ、患者さんが使う予約システムはわかりやすく、使いやすくなくてはならないのです。もっと言うと、「これは他のクリニックにない、便利な仕組みだ！」と患者さんに喜んで使っていただけるのが理想なのです。

下記にあげたのは、私が診療予約システムにあるべき機能だと考えているものです。敢えて書かなくてはならないのは、実はこれらの機能がない診療予約システムがあるからです。あって当然だと思われるような機能も無い場合がありますので診療予約システムを選ぶ際は念のため確認してみてください。

1．自分でキャンセル・日時の変更ができる
患者さんが自分で取った予約や順番待ちを、予約サイトからキャンセルや日時の変更ができないシステムがありますのでご注意ください。その場合、クリニックに電話してもらう必要がありますので、患者さんも面倒、クリニックも本来なら必要のない電話に対応しなくてはなりません。また、再診患者はネットからキャンセルできるけど、新患はできないといった仕様の予約システムもありますが、患者さんにとっては全く意味不明だと思います。

2．予約状況の確認がすぐにできる
患者さんが取った予約状況を確認する方法も、診療予約システムによってまちまちです。大きくわけて2種類あり、1つは診察券番号などを入れて毎回システムに問い合せるもの、もう1つは患者さんが予約システムにログインして確認するものです。前者は、毎回診察券番号を入れる手間がかかりますし、番号を覚えてなければ、診察券を手元に用意しなければならないのも面倒です。また、まったくの他人でも、適当に診察券番号などを推測すれば確認できてしまいます。

一方で後者は、診察券を用意したり入力したりする手間がかかりませんし、セキュリティ面でもより安全といえます。ログインが面倒な気がしますが、実はガラケーなら初回認証後は自動でログインしますし、スマホならID＝メールアドレス＆パスワードはブラウザが覚えてくれるように設定できるので、実際はログインボタンを押すだけです。私はこちらのほうが便利で安心できるシステムだと思います。

3．待ち時間をいつでも確認できる
「待ち時間はモバイル表示の時代へ！」でも書きましたが、待ち時間をモバイル画面で簡単に確認できることも、患者さんに喜んでいただける機能のひとつだと思います。これも2.と同じで、待ち時間を知りたい場合は診察券番号を入れるとなると面倒くさいように思います。自分なら待ってる間に3回ぐらいは確認したくなると思いますが、毎回診察券番号を入れて問合せするのはちょっと面倒です。ログイン方式であれば、常に表示させておいて「更新」すれば最新の情報がすぐにわかるのでスマートだと思います。また、この機能に合わせて、「もうすぐ診察お知らせメール」が送られれば、「すごく便利！」と喜んでいただけるはずです。「もうすぐ診察お知らせメール」の詳細につきましては、こちらのエントリーをご確認ください。

以上、患者さんが利用する予約サイトについてポイントとなる機能をまとめてみました。便利で使いやすく患者さんが喜んで使ってくれる診療予約システムであれば、利用率が自然と上がり、受付スタッフの業務負荷も減ります。患者さんに喜んでいただける診療予約システムであることが、患者さん、受付スタッフ、ひいては院長先生の全員がハッピーになるための意外なポイントだったりします。

それではまた、次回のエントリーで。
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