診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！
診療予約システムをご検討されている先生に「予約制ですか、順番待ち制ですか？」と聞くと、「予約優先ですが、当日は順番待ち制です。」と答えられることがあります。いわゆる予約優先制という運用方式ですが、この運用を予約システムで行う場合には「予約制」と「受付順番制」の両方のシステムが必要なのでしょうか？
確かに予約優先制の運用を忠実に再現しようとすると、両方のシステムが必要になります。というのは、予約優先制とは、予約ありの患者さんと予約なしの患者さんを別々のものとして扱っているからです。このように予約ありの列と予約なしの列をわけておき、予約時間になったら予約患者を診察、合間の時間に予約なし患者の列を診察するというのが予約優先制の運用なのです。
この2つの列を管理するためには、それぞれ別のシステムが必要です。というのは、もし1つのシステムで1列で管理してしまうと、患者さんに付与された「待ち順」が変動してしまい、「さっきまで5番だったのに、6番になった」というようなことが起こってしまうからです。これは次の予約時間が来てしまうと、予約を優先するために順番が変更されることが原因です。この問題を避けるには、やはり別々の列で管理して、それぞれで順番を固定してあげるしか方法がないのです。
このように、予約優先制で診療予約システムを導入するには、「予約制」と「受付順番制」の2つのシステムが必要ということになります。しかし、勘のいい方はお気づきかもしれませんが、予約優先制の運用をしている限り「さっきまで5番だったのに、6番になった」ということは日常的に行われているということになります。予約システムがなければ患者さんには見えないので問題ありませんが、順番が固定されていないのは紛れもない事実なのです。
ここで新たな疑問が生まれます。それは、そもそも予約優先制のまま予約システムを導入していいのかという疑問です。
「予約優先制のクリニックで待ち時間が長くなるメカニズム」でも書いたとおり、予約優先制の運用には欠点があります。患者さんが少ないうちは何の問題もないのですが、患者さんが増えてくるとその欠点が顕在化し、待ち時間に関する様々な問題を引き起こしてしまうことになります。
診療予約システムを検討しているクリニックで予約優先制をとっている場合、この問題に悩まれていることがほとんどです。その問題を解決するために、「予約制」と「受付順番制」の両方が運用できる予約システムを探されるのですが、当社ではそもそも予約優先制の運用自体に問題があると考え、「時間帯予約制」への運用変更をお勧めしています。そして、その際には「予約制」の管理に使う「診療予約2013 時間帯予約版」のみをご利用いただければ、うまく運用できるようになっています。
「時間帯予約制」の運用では、予約ありの患者さんと予約なしの患者さんを同じ1列で管理します。これが予約優先制との決定的な違いであり、予約優先制で起こってしまう異常に長い待ち時間の問題を解決するポイントになります。
もし予約優先制で待ち時間の問題に悩んでいる場合は、単に予約システムを導入するだけでも一定の改善効果はあります。しかし本当に大事なのは、予約優先制という運用そのものを見直すタイミングが来たということです。この問題が起こるということは、クリニックが成長して次のステージに移行すべきだというサインでもあるのです。
予約優先制の問題点や時間帯予約制の概要については、次のスライドショーでご確認いただけますので、ご興味があればぜひご覧ください。予約システム以外のご質問・ご相談も承りますのでお気軽にお問合せください。
それではまた、次回のエントリーで。
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■ 時間帯予約制の詳細はこちらのスライドでチェック！
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