診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！

今回は病院・クリニックにおける診察効率の向上策として、時間帯予約制をおすすめする理由について書いてみたいと思います。

クリニックの受付方法には大きくわけて「受付順番制」と「予約制」の2つがあります。予約制の多くはいわゆる「予約優先制」と呼ばれるもので、予約を受付ける一方、当日直接来院した方はその合間に受付順に診察していくというスタイルです。この予約優先制については混んでくると必ずおこる問題があるため、当社ではあまりおすすめしていません。

この問題については、「予約優先制のクリニックで待ち時間が長くなるメカニズム」というエントリーに記載させていただきましたので、ご確認いただければと思います。

というわけで、予約制をとるなら予約優先制ではなく時間帯予約制を採用することをおすすめしており、これによって予約優先制で発生してしまう長い待ち時間やクレームを抑制できるようなります。

しかし時間帯予約制のメリットは待ち時間対策やクレーム抑制になることだけではありません。実は時間帯予約制を採ると診療効率が上がることがあるのです。

時間帯予約制が予約優先制と決定的に違うのは、すべての患者さんを「診療枠」で管理するという点です。予約優先制では予約者は予約表で管理しますが、予約なしの患者さんは順番だけ管理して、予約表では管理しないことがほとんどです。イメージとしては「予約表」と「予約なしの順番待ちの列」が別々に存在しており、それぞれを管理している状態です。一方、時間帯予約制では、予約なしの患者さんも同じ予約表の「診療枠」で一元管理していきます。

このように時間帯予約制では、あらかじめ単位時間あたりの診療枠数を決めておき、そこに患者さんを受付けて管理するということになります。例えば、30分に5枠の診療枠と決めた場合、予約者も予約なしの患者さんもこの枠で一元管理します。この仕組みによって、30分に5名のペースを守らなければ診察に遅れが出るということが明確になるため、そのペースを維持しようとする意識付けがしやすくなります。

逆に、予約優先制が診療効率を確保しにくいのは、単位時間あたりに対応すべき患者数を把握しづらいからです。なぜなら先生の頭の中では患者さんが数珠つなぎに並んでいて、とにかく目の前にいる患者さんの診察を行うというふうに認識せざるを得ないからです。このように、患者さんが数珠つなぎになっていると、切れ目がないため「単位時間あたりに対応すべき人数」という意識をもち辛くなります。一方、時間帯予約制においては診療枠での一元管理が重要なポイントであるため、この点を意識せずには運用ができないということになります。

私の知る限り、1診で1日に100名以上の患者さまを診察するクリニックでは、受付順番制でも予約優先制でもなく時間帯予約制をとっています。これは、他の方法だと待ち時間が異常に長くなることがあるため、時間帯予約制をとらざるを得なかったという面もあるでしょう。しかし逆に考えると、時間帯予約制の「診療枠」の概念を導入することによって効率性を向上させ、100名以上も受け入れが可能になったとも言えます。

時間帯予約制にはこの他にもたくさんのメリットがありますので、受付順番制や予約優先制がうまくいかなくなってきた場合は、是非導入を検討してみてください。

時間帯予約制の詳しい説明はこちらのスライドショーでご確認いただけます。

それではまた、次回のエントリーで。
ツイート、いいね！していただけると嬉しいです！

>> 診療予約システム「診療予約2013」は初期費0円！

過去記事：　過去の記事一覧はこちらから　

関連記事：　予約優先制のクリニックで待ち時間が長くなるメカニズム
関連記事：　知っている医師は始めている、時間帯予約制で待ち時間を減らす方法。
関連記事：　待ち時間対策のために予約システムができること

キーワード：　診療予約システム,予約システム,予約制,予約優先制,受付順,効率,平準化

診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！

前回のエントリーで、予約優先制をとっていると必ず発生する問題についてまとめました。今回は、その解決策としてふれた「時間帯予約制」の運用について書いてみたいと思います。

まず予約優先制と時間帯予約制の違いを理解するために、運用の違いを箇条書きにしてみます。

■　予約優先制
・時間指定の予約
予約者は、「10:00の予約」などきっちり時間が決まっているものとして来院する。
・予約を優先
予約者は予約時間がきたら優先的に診察され、予約なしの患者はその間に診察となる。
・予約者リストと順番待ちの列の2列で管理
予約ありと予約なしの患者はそれぞれ別で管理する。

■　時間帯予約制
・時間帯の予約
予約者は、「10:00～10:30の予約」のように幅をもたせた時間帯で予約をしているものとして来院する。
・予約優先ではない
予約なしの患者は、空いている直近の予約枠にあたかも予約を取ったかのように受付する。同じ時間帯内では予約ありを優先しなくてもよく、受付順で診察する。
・予約者と順番待ちを1列で管理
予約ありと予約なしの患者は、受付時点で同じ列で管理する（予約表で一元管理）

予約優先制では、予約者と順番待ちの列を別々で管理しているため、各患者さんの待ち時間を計算できません。なぜなら、予約者と順番待ちの列を状況に合わせて”やり繰り”しているため、患者さんの順番は固定されず常に変動する可能性があるからです。この「状況に合わせてやり繰りする」部分が予約優先制の問題の本質であり、患者さんのクレームが起こる原因となるものです。

そこで時間帯予約制では、予約のあり・なしに関わらず、来院した時点で「その時間帯内の順番」を付与してしまいます。そうすることで来院している患者さんすべての待ち時間が計算できるようになると同時に、待ち時間が異常に長くなることを防ぐことができるようになります。なぜなら、待ち時間が異常に長くなるのは、予約者を優先するために予約なし患者の「順番」を変動させていることが原因だったからです。

予約優先制というのは、患者の数が少ないうちはうまく運用できますし、予約をしてくれた患者さんを優先的に診察してあげたいという考え方や気持ちには共感します。しかし、患者さんが増えてきたときにはその「予約者を優先したい」という善意が、むしろ患者さんの待ち時間を長くしたり、クレームを生む原因となってしまうのです。

考え方を変えると、予約優先制で「待ち時間の問題が顕著になってきた」「クレームが増えてきた」というのはポジティブなメッセージでもあります。つまり、患者さんが増えなければ、予約優先制でも十分運用できるわけですから、それがうまくいかないということは、患者さんの数が閾値を超えたことを意味するからです。そして、たくさんの患者さんに必要とされ、次のステージに上がる必要のあるクリニックにとって、時間帯予約制は最も適した運用であると思います。

時間帯予約制というのは知っている人は知っていますが、知らないと一見運用しづらそうに感じます。しかし、基本的にはとてもシンプルな運用ですので、もし予約制で待ち時間の問題に悩まれている場合は、ぜひ導入を検討してみてください。ちなみに運用変更は診療予約システムを利用しなくてもできますが、「診療予約2013　時間帯予約版」をご利用いただけるとよりスムーズに移行できます。ここに紹介しきれない詳しい運用方法などをご提案させていただきますので、ぜひ当社までお問合せください。

それではまた、次回のエントリーで。
ツイート、いいね！していただけると嬉しいです！

■　時間帯予約制の詳細はこちらのスライドでチェック！

関連記事：　待ち時間対策のために予約システムができること
関連記事：　予約優先制のクリニックで待ち時間が長くなるメカニズム
関連記事：　診察効率の向上策としての時間帯予約制のすすめ

過去記事：　過去の記事一覧はこちらから

キーワード：　予約優先制,時間帯予約,受付順番制,うまい運用,ケース,事例,解説,原因,乗り換え,変更,ハイブリッド予約,アイチケット