診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！

10月に入り、インフルエンザ予防接種の受付けを開始されたクリニックも多いでしょう。この時期の内科・小児科などは、風邪の患者さんなどが増えてきて非常に混雑しますので、インフルエンザ予防接種も合わせると最も忙しい季節になると思います。

このような状況で、インフルエンザの予防接種をより効率的に行うために、開業医の皆さまは様々な取り組みをされています。最も多いものが、特定の時間帯を「インフルエンザ予防接種専用」の時間にして、連続的に接種する方法です。この方法は、いつでも接種できる場合と比べて作業が効率的であるだけでなく、医師・看護師・受付スタッフが明確な意図で統一して動けるため全体のオペレーションの面でもよいやり方だと思います。

しかし一点だけ問題があります。

それは患者さんから見るとどうなのかという問題です。

ある特定の時間帯だけ、インフルエンザ予防接種専用とするということは、患者さんはそれ以外の時間には接種できないということになります。例えば、毎日11:00～12:00と16:00～17:00がインフルエンザ注射の時間と決めた場合、その時間に行けない患者さんは対象外となってしまいます。もちろん、どうしてもという場合には通常の診察と同時に接種できるようにすることで、この問題を回避することはできます。しかし、それをやりすぎるとせっかく効率性を確保するために設けた時間帯に予約が埋まらず、本末転倒となってしまうことも考えられます。

そこで今回のテーマである「患者さんの利便性を損なわずに、インフルエンザ注射を効率的に行う方法」が必要になってきます。

その方法は、下の表のようなものです。

つまり、「毎時間20分だけインフルエンザの予防接種の時間帯を設ける」のです。例えば、9:00～9:40は一般診療として、9:40～10:00までをインフルエンザ専用とします。これを毎時間行うことで、患者さんはいつでも好きな時間帯を選んで予約でき、なおかつクリニック側は20分間に連続接種することで効率性を確保することができます。

毎時20分であれば、1日でおよそ2時間分のインフルエンザ予防接種の枠が確保できることになり、一般的にはちょうどよい長さだと思います。

順番待ち制のクリニックでは少し運用が難しいかもしれませんが、予約制をとっている場合にはなかなか良い手だと思います。これに診療予約システムを絡めることで、患者さんも便利に、受付スタッフの予約受付業務も最小限に抑えることができます。オペレーションの効率化と、患者さんの利便性のジレンマに悩んでいる先生は、是非検討してみてください。

それではまた、次回のエントリーで。
ツイート、いいね！していただけると嬉しいです！

過去記事：　過去の記事一覧はこちらから　

関連記事：　予防接種・インフルエンザの予約システム　
関連記事：　時間帯によって受付けできる診療内容を変えたい
関連記事：　小児科に適した診療予約システムの条件は？

関連記事：　インフルエンザのネット予約シーズン終了（2013年度）

キーワード：　診療予約システム,予防接種予約,インフルエンザ予約,予約管理,効率化,業務効率,事例,成功事例,手法,方法,ノウハウ,予約制

診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！

今回は、診療予約システムの運用時に見落としがちな点として、「予約のキャンセル」と「予約日リマインダーメール」の関係性について書いてみたいと思います。

予約制のクリニックにおいて、予約キャンセルとは悩ましい問題の1つです。例えば、予防接種ではワクチンを仕入れる必要があり、キャンセルのせいで使いきれなかった分は廃棄しなくてはならないため完全にクリニック側の損失となってしまいます。中には大変高価なものもあるので、管理を徹底するためにキャンセルポリシーを設定するクリニックも少なくありません。

このように、できればキャンセルはしてほしくないのが本音なのですが、患者さんがどうしても行けなくなった場合のために、診療予約システムにはネットから予約のキャンセルができる機能があります。ちなみに「診療予約2013」では、ネットからの予約キャンセルがいつまで可能か設定することもできるようになっています。例えば、「〇日前までネットキャンセル可能」「当日〇分前までネットキャンセル可能」のように設定できるようになっています。

一方、診療予約システムには予約日が近づくとメールでお知らせするリマインダー機能があります。これは患者さんに予約日時を忘れないようにしてもらうためのもので、予約日の1～3日前に送ることが多いでしょう。「診療予約2013」では「まもなく予約日メール」と呼んでいますが、こちらも上記のように送信するタイミングを設定できるようになっています。

そして、予約システムの運用時に見落としがちなのが、この2つの機能の関係性なのです。

まず、キャンセルポリシーを考える際には、「いつまでだったら仕入に間に合うか」「いつまでだったら空いてしまった枠を後から埋めれそうか」といった観点で考えることが多いでしょう。どちらかというとクリニック側の視点でタイミングを決定することになります。

一方で、「まもなく予約日メール」の送信タイミングについては、「いつ頃送ってあげると、患者さんに便利だと思ってもらえるか」「いつごろ送ってあげると、患者さんが別の予定を入れる前に気づくか」といった観点で考えることが多いでしょう。これは、患者側の視点でタイミングを決定しているとも言えます。

こうして別々の観点で決定した結果、「まもなく予約日メール」が送られるタイミングより、ネットキャンセルの締切のタイミングが早いとどうなるでしょうか？患者さんが「まもなく予約日メール」を受取った際に、「しまった！別の予定を入れてしまったのでキャンセルしなければ！」と思っても、ネットからキャンセルできないためクリニックに電話を掛けることになります。これではせっかく予約システムがあるのに、患者さんもスタッフも余計な手間が増えてしまいます。

以上見てきたように、この2つの機能はつい別々の観点で運用を検討してしまいがちですが、実は強い関係性のある項目なのです。たとえ運用開始時に適切なタイミングに設定されていたとしても、何かの拍子に片方のタイミングを変えてしまい、患者さんにとってちぐはぐな設定になってしまうこともあり得ます。理路整然とした美しい運用のためには、ちょっとした注意が必要なのです。

それではまた、次回のエントリーで。
ツイート、いいね！していただけると嬉しいです！

>> 診療予約システム「診療予約2013」は初期費0円！

過去記事：　過去の記事一覧はこちらから　

関連記事：　診療予約システムを利用するとキャンセル率が上がる？　
関連記事：　患者さんから見た診療予約システム

参考サイト：　ネット予約を行うと、キャンセル率が上がりませんか？

キーワード：予約取り消し,予約取消,予約キャンセル,予約システム,病院予約システム,キャンセル率,統計,データ,キャンセル規定,ノーショー,ドタキャン,無断キャンセル