診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！
今回は、診療枠のうちどのぐらいをネット予約できるようにしたら良いかについてです。
予約制のクリニックの場合、例えば30分毎に予約が取れるという「予約の単位時間」と、その30分の間に何名予約が取れるかという「単位時間あたりの診療枠数」があるはずです。診療予約システムでは、これらを事前に設定してそれぞれの病院・クリニックが利用する「デジタルの予約表」を作成します。ここでは、30分毎に10名予約が取れるとクリニックを例にとって話を進めたいと思います。
ネット予約を利用する場合、この10名の枠のうち、いくつを患者がネット予約できるようにすればいいかという質問を受けることがあります。ネット予約枠を調整したいと思われる理由は、「急患」や「飛び込みの患者さん」を受付ける余地が必要だということだと思います。確かに、運用を考えるうえではその余地が必要ですので、患者さんが自分で行えるネット予約に何らかの制約が必要なのでは？と思われるでしょう。この質問の答えるとしたら、「それはシステムの仕様によって異なるので、そこを確認しましょう。」ということになります。その仕様の違いとは下記の2パターンです。
A. スタッフ側でも10枠を超える予約は取れない仕様
B. スタッフ側では10枠を超える予約が取れる仕様
Aの仕様の場合、ネット予約も10枠取れるようにしてしまうと、急患や飛び込み患者が受付けできない可能性が高まります。また、ネット予約だけでなく、電話予約も10枠受付けるとそれ以上取れないのですから、「どうしても急患、飛び込み患者の枠を1枠は残しておきたい」と考えるなら、9枠取ったら終わりにしないといけません。これは電話予約でもネット予約も同じです。急患、飛び込み患者用に枠を確保するなら、最悪の場合その枠はロスになることがあります。
Bの仕様の場合、10枠すべてネット予約ができるようにしても、急患・飛び込み患者がいれば受付することができます。一方、10枠埋まった時点でネットは受付終了ですので、当然問題ありません。
例えば「診療予約2013」は、Bの仕様でつくられていますので、よほど特殊な理由がない限り、すべてネット予約できるようにすることをお勧めします。それは、患者さん、受付スタッフ、院長先生のすべてが望ましいメリットを受けられるからです。
10枠すべてネット予約できれば、患者さんは自分の好きな時間に予約できる可能性が高まります。これによって医院からみた機会損失も減るはずです。受付スタッフは、ネット予約できない時間にどうしても予約したい患者さんからの電話を受けたり、枠の調整などの煩雑な業務が不要になります。結果的に、院長先生は無理のない範囲で、単位時間あたり最大数の患者さん受け入れられる可能性が高まります。
あくまで理論上の計算ですが、10枠のクリニックですとその可能性が数％～10％改善することになります。そう考えると、Bの仕様の診療予約システムを使っているのに、「ネット予約がどんどん入ってくると、コントロールできないから不安。」というような曖昧な理由だけで、ネット予約枠を制限してしまうのは止めたほうがいいと思います。
それではまた、次回のエントリーで。
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