診療予約システムをお探しですか？
それでは、早速はじめましょう！
今回は、ちょっと気が早いかもしれませんが、秋に始まるインフルエンザ注射のネット予約について書いてみたいと思います。
インフルエンザ注射は、普段通院していないような方も含めたくさんの患者さんが必要とするため、クリニックにとっては新規集患、増患のための手段としても重要な位置づけをもっています。そのため、クリニックによっては近隣の病院より価格を下げたりしながら、戦略的に実施していることもあります。このような場合、一般診療に悪影響が出ない範囲でいかにして注射を希望する患者さんを集めるか、そして、いかに効率よく投与を実施していくかは、経営者としてのドクターの手腕にかかっているといっても過言ではありません。
予防接種を効率的に行うために考えられるのは、「予約制」にして、ある時間帯に連続して実施する方法です。この方法は効率化という意味では間違いなく効果があります。それは、受付・看護師・医師のすべてがオペレーション上同じことに集中し、準備等にかかる時間を最小化することができるからです。これは予防接種の効率化だけでなく、一般診療時間に予防接種を行わないことによって一般診療の業務もスムーズになるという意味で、非常にすぐれた方法だと思います。1つだけデメリットがあるとすれば、決められた予防接種の時間帯に、クリニックに行けない患者さんを取りこぼす可能性があるということぐらいでしょうか。
ところが、もう1つ見逃してはならない点があります。それは受付業務の負担増についてです。
インフルエンザ注射は、一般的な診察と比べ定型的で短時間に行えるため、単位時間あたりの患者数が増えます。そのため、この時期のクリニックの患者数は平常時の1.5倍～2倍になることも少なくありません。もちろんドクターも大変ですが、受付スタッフも相当大変なのがインフルエンザの時期ということになります。なぜなら受付業務は、一般診療だろうが予防接種だろうがその業務量や効率はほとんど変わらないからです。そのため、患者さんの数が1.5～2倍になるということは、単純に1.5～2倍の受付・会計業務を行うことを意味します。この状況で、予防接種を予約制にしていて予約電話の応対がいつもより多くなると、受付業務がパンクしてしまうことがあっても不思議ではありません。
ここで、ようやく診療予約システムの登場です。
診療予約システムで予防接種をネット予約できるようにすれば、電話予約の多くがネットにシフトします。ネットなら24時間取れるので、日中電話できなかった患者さんも夜予約を入れてくれます。割合でいうと、少なくとも半分ぐらいはネット予約になると考えていいと思います。さらに受付業務の負荷を軽減するなら、予防接種は「電話予約を不可」にして、来院時の「次回予約」か「ネット予約」限定にするなどの方法も考えられます。ただでさえ風邪などが増えるこの大繁忙期に、少しでも電話応対が減ることは受付スタッフにとってとても嬉しいはずです。また、患者さんも24時間好きな時に予防接種の空きを確認したり、そのままネット予約ができるのでとても便利だと感じてくれます。
ちなみに「診療予約2013」は日割り計算の料金体系のため、「インフルエンザの時期だけ利用する」ということが無理なくできます。初期費用がかかったり、年間契約をしないと駄目な診療予約システムだと、インフルエンザの期間限定利用のような使い方はやりづらいのではないでしょうか？是非、予防接種による増患と受付スタッフの業務負荷の軽減を両立するために、インフルエンザの時期だけ診療予約システムを活用してみてください。患者さんにも、クリニックにもとても便利ですよ！
それではまた、次回のエントリーで。
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>> 診療予約システム「診療予約2013」で予防接種のネット予約を！
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■ 参考サイト（外部リンク）
インフルエンザのネット予約シーズン終了（2013年度）
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