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患者さんのネット予約利用率に影響する4つの要素

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今回は、ネット予約の利用率に影響する要素について書いてみたいと思います。

皆さんは、診療予約システムを導入した場合に患者さんのネット予約の利用率がどのくらいになるのか気になりませんか?実はネット予約の利用率というのは、クリニックによって結構差が出る部分です。同じ予約システムを使っていても、20%ぐらいのところもあれば60%を超えることもあります。では、この差は何によって生まれるのでしょうか。

※ここでの患者さんのネット利用率とは、1日の患者さんのうちネットから予約を取った患者さんの割合のことです。

1. 患者さんの年齢層
患者さんの年齢層が低いほどネット利用率は高くなります。当然、モバイル機器やパソコンの利用率との関係もありますし、年配ほど時間に余裕がある方が増えるので、ネット予約の利用動機が薄いということも関連しているでしょう。やはり若いお母さんが多い小児科はネット予約利用率が最も高くなり、その他の診療科は年齢層がバラバラですのでそれよりは低くなる傾向があります。

2. もともと待ち時間が長いかどうか
診療予約システムを導入する前に混雑していたクリニックほど、患者さんのシステム利用率は高まります。また、高い水準の利用率に到達するまでの期間も短くなる傾向があります。患者さんが日頃抱えていた不満を、診療予約システムが低減するインパクトの大きさによって利用率に影響が出てくるのです。

3. 次回予約を取るか取らないか
当たり前ですがクリニックで次回予約を取るか取らないかによってもネット利用率は変わってきます。次回予約を取る場合は、患者さんが予約する必要がないため、その分予約システムからの予約が減るからです。従って、予約制のクリニックと当日順番待ちのクリニックでは、後者のほうがネット予約利用率は高くなる傾向があります。

4. 予約システム利用促進の積極性
予約システムを導入していただいても、その存在を患者さんにしっかり告知しなければ当然利用率は上がってきません。「診療予約2013」には、院内で掲示したり配布したりする便利ツールが用意されています。これらを患者さんの目のつくところに設置していただくことで、予約システムの存在を告知することができます。

特に受付スタッフの方が中心となって、積極的に行うことで利用率は確実に高まります。患者さんにとっては非常に便利なものですから、しっかり案内すれば、ちゃんと使ってくれるようになるのです。また、Webサイトやソーシャルメディアなどを活用して、予約システムの告知・誘導を行うことでも利用率は高まってきます。

以上、ネット予約利用率に影響を与える項目をあげてみました。1~3は「コントロールできない」あるいは「しても意味がない」要素ですが、4はクリニック側でコントロールできる部分です。特に診療予約システムを導入したての頃に、どのぐらいきっちりと告知、利用促進できるかは大きなポイントとなりますので、しっかり準備して頑張ってみてください。きっと患者さんも喜んでくれるはずです。

それではまた、次回のエントリーで。
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「診療予約2013」の開発にかけた想い

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このブログもようやくエントリー数が50となりました。ちょっとした節目なので、今回はシステムの運用などの細かい話を離れて、「診療予約2013」の開発にかけた想いについて書いてみたいと思います。

「診療予約2013」の構想を練り始めたのは、2010年のことです。当初は、同業他社のシステムをベンチマークにして診療予約システムを新しく開発し、その完成度や他社にない付加機能で勝負しようかと考えていました。

しかし検討を進める中で、業界を超えて他の予約システムを見てみると、本当にそれでいいのだろうかと疑問に思い始めたのです。例えば美容サロン業界では、「予約が売上をつくる」というコンセプトの元に、よりユーザー目線で作られたシステムが定着していました。その他にも、初期費が格段に安かったり、インターフェースに優れていたりするシステムがしのぎを削っていたのです。誰もが感じているとおり、ソフトウェアもハードウェアも日進月歩の時代です。このまま従来の延長線上に新しい診療予約システムを開発することが、本当に医療業界や当社の未来にとって意味があるのだろうかと考えた始めたのです。

診療予約システムは、クリニックの業務効率化だけでなく、患者さんにも喜んでいただける仕組みです。この仕組みをもっとたくさんのクリニックに導入していただき、喜んでいただける患者さんを増やしたい。「社会と医療を結び付ける」という当社のミッションを達成するには、時代のスピードに合わせて、まず私たちから変わる必要があるのではないだろうか?いやむしろ、時代のスピードより速く動き出すべきではないか。

そこで私たちが考えたのが、「新しい診療予約システムを、初期費無料、利用した機能・期間しか料金が発生しないSaaS型(Software as a Service)で提供できないか?」ということです。

当時の診療予約システムというのは、初期費用が20~100万円のものばかりで、決して安いものではありませんでした。もし初期費無料の診療予約システムを実現できれば、業界初となる全く新しい試みとなります。初期費0円で利用した機能・期間しか料金が発生しないSaaS型で提供できれば、導入のハードルはぐっと下がります。今まで費用面で検討を断念されていたクリニックにも、より気軽に検討していただき、導入していただけるかもしれません。「システムを購入する時代から、サービスとして利用していただく時代へ」。その流れを医療業界でつくることができたら、診療予約システムの普及速度はもっと速くなると考えたのです。

しかし、従来の延長線上のシステムでは、間違いなくそれを実現することはできません。何故なら、従来型のシステムは訪問して導入・操作説明をすることが前提でつくられており、導入の工数を考えるとシステム会社の負担が大きくなりすぎるからです。それではビジネスモデルとして成り立たちません。

そこで私たちは、今までの考え方を一切捨てて、圧倒的に簡単な初期設定と、直感的な操作ができる診療予約システムをゼロベースで開発することに決めました。

そして生まれたのが「診療予約2013」です。

「診療予約2013」はその開発段階で応募した、公益財団法人 東京都中小企業振興公社が実施する「平成23年度 新製品・新技術開発助成事業」にて新規性や市場性を評価していただき、助成対象に採択していただきました。

また2013年4月のリリース後は、多くの開業医や受付スタッフの方々に、「ひとりで導入できた!」「すごく使いやすい!」「診療予約2013は安かろう、悪かろうではないね!」という評価をいただいており、全国からお問合せをいただけるようになりました。本当に嬉しい限りです。

3年前に考えた「診療予約2013」の開発にかける想いを1つずつかたちにしていき、実際にクリニックやその患者さんに喜んで使っていただけるところまで来られたのは、自分たちにとっても大きな一歩になったと感じています。

「診療予約2013」は、システムの使いやすさや完成度はもちろん、価格・その他のサービスも含めて自信をもっておすすめできるソフトウェアです。これからもクリニックの皆さまや患者さんの声を取り入れ「診療予約2013」を改善していきたいと思いますので、診療予約システムをご検討の際は、是非そのラインナップに加えていただければと思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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予約制と順番待ちの混合運用の注意点

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「予約優先制って何?」というエントリで、予約優先制とは要するに「時間帯予約制」のことだということをご説明しました。「時間帯予約制」という言葉自体も一般的には馴染みがない言葉ですので、これが正解というわけではないですが、予約優先制と言ってしまうと語弊がある場合もありますので、私たちは「時間帯予約制」という表現をするようにしています。

中にはこれと同じ運用方法を「予約と順番待ちの混合運用」と表現される方もいらっしゃいます。確かに予約は前日までで締め切ってしまい、当日はあたかも順番待ちのように運用するのですから、2種類の混合運用というように捉えるのは至極もっともです。

ところが実際の運用方法を伺っていると、次のような問題を抱えていることがあり、「混合運用」という認識で運用すると、患者さんの不満を買ってしまうことがあるので注意が必要です。

その問題とは、当日は順番待ち制であるという認識になってしまうため、予約なしの患者さんを追加で受付する際のルールが曖昧になってしまうことです。そしてそのせいで、せっかく予約した患者さんの待ち時間が長くなったり、「自分は予約したのに順番を抜かされた」と感じる状況が発生してしまうのです。

受付スタッフの方も当然、診療時間の中で受付できる患者さんの数を考えながら受付業務を行っています。しかし予約のない患者さんがお見えになった時に、どの順番でご案内するかというのはなかなか難しい問題です。順番待ち制のクリニックであれば、何も考えることなく最後尾に並んでもらえばいいのですが、事前に予約を受付けている時間帯予約制の場合は、どこに並んでもらうのがいいでしょうか?

次のある日の予約表を見ながら考えてみましょう。

時間帯予約の運用の注意点

朝の時点でこれだけの予約が入っている時に、9:15に予約なしの患者さんがお見えになった場合は・・・、とても簡単です。9:00の空いている枠に予約が入ったのと同じでよいので、そこに入っていただき、9:00の予約患者さんが全員来ているかどうかに関係なく、現時点での最後尾に並んでもらえばいいはずです。この例ではCさんの後ろに並んでいただくことになります。オペレーション上は順番待ちの受付のように見えますが、もともと空いていた枠に目の前で予約が入ったという予約制の運用をベースにしていますので、これで何の問題も不公平もありません。

では、9:35に予約なしの患者さんがお見えになった場合はどうでしょうか?この時、患者E~Gさんまで受付済みだとします。この場合、最初の場合と同じように最後尾、すなわちGさんの後ろに並んでいただいていいでしょうか?当然NGです。もう9:30の予約枠がないのですから、ここには並べません。よって10:00の空き予約枠に入っていただく必要があります。ただし、10:00の予約の患者さんはこの時間には誰も来院していないので、10:00の最前列に並んでいただけることになります。

「当日は順番待ち」という考え方で運用すると、後者のケースでついGさんの後ろに並んでいただきたくなるのですが、これではせっかくの予約制の意味がなくなってしまいます。確かに、お見えでない方も含めて順番を管理するとなると、オペレーションは思った以上に面倒です。しかし、当日は順番待ちのように運用してしまうことによって、予約していた患者さんに不満を持たれてしまうのは問題です。

このような時間帯予約の運用を前提にしてあるため、「診療予約2013」の時間帯予約版には、各予約の時間帯内で患者さんを受付け順に並び替える機能があります。よって予約枠の管理さえしっかりしていれば順番の管理はシステムが行ってくれるため、無理なく公平なオペレーションができるのです。

それではまた、次回のエントリーで。
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順番待ち診療予約システムの肝になる2つの機能

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今回は順番待ち制のクリニックで使う診療予約システムの肝になる2つの機能についてです。

受付順番制の予約システムを検討される目的を突き詰めて考えると、ほぼ100%の確率で「院内待ち時間の短縮」です。例えば「混んでくると駐車場が足りなくなるから」という理由も、その本当の原因は院内待ち時間が長いことであり、結果としてその分余計に駐車場が必要になるからです。

院内待ち時間を短くするのが目的だとしたら、そのための機能というのが診療予約システムの肝になるはずです。結論から言うと、その機能とは「待ち時間の正確な計算」と「もうすぐ診察お知らせメール」です。院内で待たなくてよいための機能である「もうすぐ診察お知らせメール」の送信タイミングを決めるのは、システムが計算する待ち時間であるため、これらが一体となってはじめて「本当に院内待ち時間を減らせる」診療予約システムと言えるのです。

ここで、「待ち時間の計算」でなく、あえて「正確な計算」と書いたのは、診療予約システムによってその計算の仕方が違うからです。早速下のシステムAとシステムBを比較して見てみましょう。

順番待ち予約システムの肝

この2つの予約システムには計算方法に2つの違いがあることがわかりますが、お気づきになられますでしょうか?

まず1点目は、上段の表示内容に示されています。同じ3人待ちですがAは15分待ち、Bは20分待ちと表示されています。これは、Bのシステムは1名あたりにかかる診療時間を変えられるということを意味しています。例えば再診患者さんは5分だけど、初診は10分のように設定するケースです。具体的には診療メニューの内容や数によって設定ができるようになっています。Aのほうは残念ながら1名=5分でしか計算できないシステムということになります。

2点目は、下段の表示内容に示されています。これは上段の状況の時に、1名患者さんが案内された場合の表示です。Aはいきなり1名分の5分が待ち時間から消えていますが、Bは1名案内されても20分のままです。これは現在診察中の患者さんが診察を開始してからの経過時間をシステムが計算しているかどうかの違いを示唆しています。

現在診察中の患者さんが分間の診察予定であった場合に、10:00に案内されたということは10:05に終了予定です。よって、その時間までは1分ごとに待ち時間が減っていかなくてはなりません。そして10:05を超えるとそれ以上は待ち時間は減らない仕組みであるべきです。

考えてみれば当然ですが、案内されたからといって1名分の待ち時間がすべて消えるわけではありません。正確に計算しようとすれば、Bのように案内された時点では待ち時間はかわらず、その後1分ごとに再計算がなされる必要があるのです。

Aのシステムはこれらの2つの意味で大雑把であり、診療予約システムの肝である「待ち時間の正確な計算」という観点からすると大きな減点だと思います。当然ですが、「診療予約2013」はBの方法で正確な待ち時間を計算しています。

そしてもう1つの機能、「もうすぐ診察お知らせメール」にも重要なポイントがあります。それは、送信のタイミングを患者さんが自分で変更できるかどうかという点です。すなわち、ネット順番待ちして自宅に待機しているにしても、クリニックまでの時間距離は患者さんそれぞれによって異なります。ある患者さんは10分前にメールがほしいと思い、別の患者さんは20分前にほしいと思っているかもしれません。これが全患者一律の設定しかできないと、せっかく待ち時間が正確に計算されていても、最後のところで意味がなくなってしまいます。「診療予約2013」の「もうすぐ診察お知らせメール」は患者さんが自分で送信タイミングをセットできるので、非常に便利だと喜ばれます。

以上のみてきたように、「待ち時間の正確な計算」と「もうすぐ診察お知らせメールの配信タイミングを患者さんが設定できる」という2つの機能が、順番待ち診療予約システムの肝になります。これらが揃ってはじめて「院内待ち時間の短縮」という目的を達成することができるのです。

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クリニックでソーシャルメディアを活用するなら

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今回も、診療予約システムを離れて、Webマーケティングに関するエントリーを書いてみたいと思います。

前回、「クリニックのWeb制作後にやっておくべきこと」の最後にソーシャルメディアについて触れました。今回はクリニックがソーシャルメディアを活用するなら、何をするのがいいかについて私の考えを書いてみたいと思います。

病院・クリニックで利用できそうなソーシャルメディアと言って思いつくのは「Twitter」「Facebook」あたりでしょうか。「mixi」「Google+」などもありますが、利用者数やその性質からあまりクリニックには適していないように思います。これらはソーシャルメディアの中でも、SNS(ソーシャル・ネットワーキング・サービス)と呼ばれるもので、オンライン上の人々と素早く簡単に情報を共有できる仕組みになります。もう1つ病院・クリニックで活用できそうなソーシャルメディアとして「ブログ」が挙げられます。SNSのような拡散力はありませんが、これも情報を手軽に共有するためのツールとして広く活用されています。

私は、仕事でもプライベートでも「Facebook」「Twitter」「ブログ」を利用しています。専門家ではありませんが、半分は仕事のために使っているため、少しですがビジネスユースの知識も持っています。では、病院・クリニックが利用するとしたら何がよいのでしょうか?私は1つだけトライするなら「Facebook」だと考えています。

■ Facebookページとは
Facebookには、個人が使うものとは別に、企業などの事業主体が別途利用できる「Facebookページ」というものが用意されています。クリニックが運営するFacebookページをつくることで、クリニックの名前で情報を発信することができるようになるのです。このFacebookページの「いいね!」ボタンを患者さんが押すと、以後Facebookページの投稿が患者さんのタイムラインに表示されるようになります。Twitterのフォローと同じことになるので、便宜上Facebookページを「フォローする」、患者さんを「フォロワー」という言葉で説明します。

以下に、TwitterやブログよりFacebookをお勧めする理由をあげてみます。

■ FacebookページがTwitterよりクリニックに適している理由
1. タイムラインがゆっくり流れる
Twitterは、不特定多数のたくさんのユーザーをフォローしていることが多く、それらのユーザー毎の投稿数も比較的多いです。そのため、投稿が表示されるタイムラインの速度が速く、次々に新しい情報が飛び込んできてしまいます。一方、Facebookは特定の友人・知人しかフォローしないうえに、個人の投稿数もTwitterほど多くありません。そのためFacebookのタイムラインはTwitterよりもゆっくり流れますので、投稿された内容を見る可能性が高いはずです。Twiitterでタイムラインに埋もれないようにするには「すでに有名」か「投稿が相当価値がある」か「かなりのおしゃべりである」必要があります。

2. 表現力が高い
Twitterは140文字という、表現上の制限があります。この制限があるからこそ、Twitterは新しいメディアになり得たと思いますが、投稿し情報を届けるほうの立場からすると表現力の高いメディアのほうがいいです。Facebookページを使うなら、この表現力を使わない手はありません。特に写真を使うのは、基本的なテクニックの1つになります。

3. いいね!とリツイートの心理的障壁の違い
Facebookには「いいね!」と「シェア」という2つの情報拡散ツールが用意されています。一方、Twitterにはリツイート(RT)という情報拡散ツールしか用意されていません。「シェア」と「リツイート」がほぼ同じ働きをするもので、自分が気に入った情報を自分のフォロワーに共有する機能になります。そのため「これは他の人にとって有益だ」とユーザーが感じない限りは使われない機能ということになります。一方で、Facebookの「いいね!」は強制的な情報共有を前提としないため、それより気軽に利用できるものですが、リアルタイムフィードに表示されたり、タイムラインに『〇〇さんが~について「いいね!」と言っています。」と表示されるため、拡散能力をもった機能となっています。

 

■ Facebookページがブログより適している理由
1. プッシュ型なので情報を届けやすい(メルマガに近い)
Facebookページのフォロワーには、投稿が必ず表示されます。一方、ブログを更新しても、そのことを患者さんにプッシュ型でお知らせすることはできません(患者さんがRSSリーダーなどを利用すればできますが、リテラシーが必要なうえ手間もかかります)。Facebookの投稿は、フォロワーに必ず見てもらえるわけではないですが、ブログを書いてただ待っているよりよほど効果があります。

2. 更新のプレシャーが少ない
ブログはストック型のコンテンツのため、前回の更新が1ヶ月前などということが表示されてしまいます。間隔が空いてしまうと書き手には「義務感」や「罪悪感」が出てきてしまいますし、読み手には「全然更新してないな」というふうに思われてしまいます。一方Facebookはフロー型のコンテンツなので、更新の間隔があいても書き手も読み手も特別な感情を抱きません。分量も少なくてよいので、季節のあいさつや毎月の休診日の案内、情報提供などを気楽にやればいいのです。ソーシャルの活用は、継続できるかどうかが大きなハードルになりますので、無理せずできるもののほうがおすすめできます。

3. 拡散されやすい
Facebookのタイムラインで「いいね!」ボタンを押すのと、ブログに設置してある「いいね!」ボタンを押すのは拡散効果は同じです。では、どちらが押してくれる可能性が高いでしょうか?これは私の少ない経験談になってしまいますが、圧倒的にFacebookのタイムライン上での「いいね!」ボタンです。不特定多数が見るブログと、知人・友人に届くFacebookでは比較するのがおかしいかもしれませんが、Facebookのほうが多いです。もちろん非常に価値の高い情報をブログに掲載すれば、見ず知らずの人から「いいね!」を獲得できるかもしれませんが、そういったコンテンツ作成に時間を割けなければ絵に描いた餅です。

以上、もしクリニックが、1つだけソーシャルマーケティングに取り組むなら何がいいかという観点から、Facebookページをお勧めしてみました。「ブログのほうが書きやすい」など好みの問題もあるので一概には言えませんが、現時点では最もクリニックのソーシャル施策に適したツールだと思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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関連記事: Web時代におけるクリニック名の考え方

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