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今回は小児科で活躍する「診療予約2013」の機能についてまとめてみたいと思います。

予約や受付の仕組みにおいて小児科が他の診療科目と違う点は、親がこどもの予約を取るという点です。同様に、こどもが複数いる場合の予約も特殊だと言えますので、それに適した診療予約システムを選ぶことが大切です。

では、そんな小児科にフィットする機能とはどんなものでしょうか？

小児科にフィットする機能その1

まず1つ目が、患者さんの利便性に関する機能です。結論から言うと、患者さんが利用する予約システムが「ログインして、患者を複数登録しておけるシステム」かどうかという点です。

診療予約システムには2種類あり、1つはログインして患者を複数登録しておけるシステムで、もう1つは毎回、1名ずつ診察券番号や名前を入力して利用するシステムです。

前者の場合、最初に一度だけ患者データを登録しておけば、以降は名前を選ぶだけで予約が取れてしまいます。一方、後者の場合、診察券番号を暗記している人は稀なので、予約システムを利用する度に診察券を出さなくてはなりません。

こどもが複数いる場合は、前者の場合だと選べばいいだけですが、後者の場合はそれぞれの診察券を出して入力しなくてはなりません。患者さんのことを考えると、1年に何十回と足を運ぶ必要のある小児科においては後者は明らかに不便で面倒です。また、中にはインフルエンザ注射をこどもと同時に接種したいという親もいると思いますので、同様に親の名前を登録しておけばとてもスムーズに予約が取れます。少しの違いですが、この仕組みは本当に小児科の患者さんに喜ばれます。

一方で、「前者は毎回ログインするのが面倒なのではないか？」という質問をいただくことがありますが、心配ありません。ガラケーであればブックマークから自動ログインできますし、スマホではブラウザがID/PWを覚えておいてくれますので実際は「ログイン」ボタンを押すだけになります。このようにログインすること自体は、実は全く手間ではないのです。

前者はいつも持ち歩いてる携帯・スマホがあればいつでもどこでも利用できますが、後者の仕組みだと診察券も手元にないと予約ができないということになります。予約したいときにいつでもできる仕組みの方が当然患者さんは便利ですし、クリニック側の機会損失も減ります。

特に小児科では、この仕組みの違いが患者さんの利便性に大きく関わってきますので、是非ログイン型で患者さんを複数登録できる診療予約システムを導入されることをお勧めします。

小児科にフィットする機能　その2

そして2つ目は、受付スタッフの業務効率化に関する機能です。「診療予約2013」には、着信ポップアップシステムと関連患者リストという機能があります。これは、同じ電話番号や同じ親のお子様を関連患者としてシステムが認識する仕組みで、特に予約制のクリニックなどで便利に使っていただけます。

例えば、親の「しんりょうはなこ」さんが、こどもの予約を取るために電話をかけてきた場合、着信ポップアップ機能によって、登録してある電話番号から「しんりょうたろう」くんと「しんりょうじろう」くんの患者データが呼び出されます。これによって、親の電話番号で複数のこどもを同時に呼び出せるため、患者検索をする必要がなくなります。あとは、どちらの予約かを聞いて選択するだけですので、受付がスムーズになり大変便利です。この機能の詳細は、「こんなに便利！着信ポップアップシステム」というエントリーに記載してありますので、是非ご確認いただければと思います。

以上のように、小児科は親がこどもの予約を取る点、そしてこどもが複数いることがあるという点で、少し特殊なニーズが出てきます。これらのニーズをうまく取り込んだ診療予約システムを選ぶことが、小児科のシステムの選定ポイントになると思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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診療予約システムには患者さんがマイページにログインして利用するものと、毎回必要情報を送信して利用するものがあります。今回は、「診療予約2013」も採用している前者のマイページ型の診療予約システムのメリットについてまとめてみたいと思います。

「診療予約2013」がなぜマイページ型を採用しているかというと、開発コンセプトの1つに「かかりつけ医のための診療予約システム」を掲げたからです。ではなぜ、かかりつけ医にはマイページ型の診療予約システムが向いているのでしょうか？

1.　患者さんが何度も来院することを想定している

マイページ型の診療予約システムは、はじめて使う際にマイページ登録をしていただく必要があります。そのかわり、それ以降は「氏名」「診察券番号」「連絡先」などを毎回入力する必要がなくなります。要するに、初回登録してくれれば、患者さんは以後が楽になる仕組みですので、どちらかというと継続的に通院する患者さんに向いている仕組みになっています。かかりつけ医である以上は何度も来院することが前提となっていますので、マイページ型のほうが患者さんに便利に使っていただけるというわけです。

2.　複数の患者登録が可能

もう1つのマイページ型の利点は、マイページ内に複数の患者を登録しておけることです。小児科のように親が複数のこどもの予約を取る場合には、マイページに登録しておいた患者を選択すればよく、非常に便利です。もし毎回必要情報を入力する仕組みだった場合、こどもの診察券番号を覚えている親は少ないので、都度診察券を取り出して予約サイトに入力しなければなりません。こどものために何度も小児科に足を運ぶ親にとって、マイページ型はよく考えられた仕組みであり、大変喜ばれます。後者の場合は、毎回の入力が面倒なうえ、診察券が手元にないと予約もできません。継続して通院していただく患者さんには、圧倒的に前者が便利です。

3.マイページで予約日や待ち時間がすぐに表示される

診療予約システムの利点の1つは、患者さんが自分で予約日や待ち時間を確認できることです。マイページ型なら、マイページに自分の情報が常に表示されているので、この利点を何の問題もなく享受することができます。一方、マイページのないシステムの場合は、クリニックのサイトに行っても「自分の情報」は当然表示されません。もし確認しようとしたら、また診察券番号などを送信して問合せることになります。これははっきり言って不便です。両方のシステムが「待ち時間表示」の機能を持っていますが、後者のほうは患者さんが便利なかたちで実装されていません。後者は継続的に通院される患者さんには向いていないと思います。

このようにマイページ型は実際に利用される患者さんのためによく考えられた仕組みです。一方で、「マイページ登録が面倒で利用率が下がるのではないか？」という質問をいただくことがあるのでその点も見てみましょう。

利用率については、1日の来院の50～70％がネットからになります。都度入力型と比べたことがないので、相対的に高いか低いかわかりませんが、受付の業務量などを考えた場合、十分にインパクトのある数字だと思います。また、予約制ではその場で取る次回予約もあるので、純粋なネット予約率はさらに高いはずです。

ちなみに、患者さんがマイページ登録を行うのは、はじめて来院した時に待合室で行うことが多いです。もともと暇な待ち時間ですので、面倒とは思わずに登録をしてくれるのかもしれません。そもそも面倒といっても、1分もかからずに終わってしまいますので、大した作業ではないのですが・・・（参考：　診療予約2013のマイページ登録方法）

もう1つマイページ登録のシーンとして考えられるのは、休診日や夜間などの予約の受付時間外です。予約制で明日の予約をしたくても受付時間外で電話がつながらない場合に、ネット予約を利用する動機が高まります。この時に、マイページ登録を面倒と思うか、夜なのに今すぐ予約が取れることが便利と感じるかの比較になりますが、多くの患者さんがマイページ登録して予約を取ることを選んでくれます。一度登録しておけば以後いつでも予約が取れるようになるので、継続して通院する可能性のある患者さんにとってはメリットのほうがデメリットを上回ることが多いのではないでしょうか。

以上、マイページ型の診療予約システムの利点について細かく見てきました。地域のかかりつけ医を目指しているクリニックの方には、患者さんのために是非マイページ型の診療予約システムを選んでいただきたいと思います。

それではまた、次回のエントリーで。
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